Geschäftskorrespondenz und E-Mails schreiben

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Gerade bei Briefen muss gesagt werden, dass sie oftmals weitaus mehr zeigen, als den reinen Wortinhalt. Sie berichten über ein Unternehmen und zeichnen ein Bild von der Wertschätzung desselben gegenüber dem Kunden. Jeder, der einen Brief öffnet und liest, macht sich anhand dessen einen ersten Eindruck vom Absender, jedenfalls, wenn er diesen nicht persönlich kennt.
Um einen guten Eindruck beim Leser zu hinterlassen, kann es helfen, bestimmte Standards für die Gestaltung eines Geschäftsbriefes zu beachten. Die DIN 5008 liefert hier gute Anhaltspunkte und enthält die für Deutschland vorgegebene Formate und Standards für einen Geschäftsbrief. Vor allem in größeren Unternehmen sollten Standards festgelegt werden um einen „geschlossenen“ Eindruck nach außen zu präsentieren. Es sollte auf keinen Fall jeder Mitarbeiter seine eigene Version des Geschäftsbriefes entwerfen und verschicken.
Ein besonders gutes, wenn nicht sogar unverzichtbares Hilfsmittel sind die Dokumentvorlagen und Formate, die ein Textverarbeitungsprogramm bietet. Hier kann jeder Brieftyp als Muster gespeichert werden und muss für die Verwendung nur geladen werden. Günstig ist es, wenn alles so formatiert ist, dass die stets gleich bleibenden Angaben, wie Adresse oder Kontakt, sofort automatisch übernommen werden.
Es ist allerdings nur möglich, ein einheitliches Erscheinungsbild zu entwickeln, wenn nur ein oder zwei Mitarbeiter dafür zuständig sind. Auch dabei könnte man den altbekannten Spruch „Viele Köche verderben den Brei“ anwenden. Der Mitarbeiter sollte das Zusammenspiel aller Programme regeln und dafür sorgen, dass andere Mitarbeiter stets Zugriff auf die aktuellen Versionen der Geschäftsbriefe haben.
Für die Gestaltung des Geschäftsbriefes selbst gilt, dass die Verwendung von Floskeln zwar zulässig, aber nicht unbedingt kreativ ist. Allerdings ist auch zu beachten, dass ein Geschäftsbrief kein kreativer Text in dem Sinne ist, er sollte stets sachlich bleiben und der Wortlaut muss dem Kunden gegenüber zuvorkommend und höflich sein.

E-Mails schreiben

Über Sinn und Unsinn von E-Mails lässt sich streiten. Als schnelle Information sind sie sehr gut geeignet, allerdings verstopft nicht selten Datenmüll den elektronischen Briefkasten. Teilweise wird in E-Mails geschrieben, was nie zu Papier kommen würde. Generell sollte sich jeder die Frage stellen, ob er das Geschriebene auch in Briefform versenden würde und wenn nicht, sollte auch das Verschicken der E-Mail unterlassen werden.
E-Mails haben den Vorteil, dass sie schnell und preisgünstig sind, denn es muss schließlich nur die Internetverbindung bezahlt werden. Sie helfen zudem beim Austausch von Dokumenten, wenn beispielsweise mehrere Autoren an einem Text arbeiten. Sie überlassen es außerdem dem Empfänger, wann er seine Nachrichten überhaupt lesen möchte. Besonders dieser Punkt macht die E-Mail dem Telefonanruf überlegen, denn mit einem solchen kann ein Mitarbeiter auch sehr gestört werden.
Den genannten Punkten stehen einige Nachteile von E-Mails gegenüber. Ist der Inhalt vertraulich, sollte auf das Versenden der E-Mail verzichtet werden. Das gilt auch, wenn der Inhalt besser in einem persönlichen Gespräch geklärt werden sollte oder wenn die Informationen zu Missverständnissen führen könnten. Ist eine schnelle Antwort nötig, ist die E-Mail ebenfalls nicht gut geeignet, außerdem, wenn sich der Absender nicht sicher ist, ob der Empfänger dieses Medium überhaupt gern nutzt.
In der Freizeit ist ein lockerer Umgangston in E-Mails in Ordnung, im Geschäftsleben sollte darauf geachtet werden, dass die Regeln der Rechtschreibung und des Anstands gewahrt bleiben, dies sollte ebenso gehandhabt werden, wie bei einem normalen Geschäftsbrief. Akronyme haben in geschäftlichen E-Mails ebenso wenig zu suchen, wie Smileys. Auf Formatierungen sollte ebenfalls verzichtet werden, denn nicht jeder Rechner kann jedes Format anzeigen und ein Text könnte beim Empfänger völlig verzerrt ankommen. Anhänge an die E-Mail sollten nur geschickt werden, wenn sie unbedingt nötig sind, denn oftmals werden E-Mails mit solchen Anhängen aus Angst vor Viren von entsprechenden Schutzprogrammen herausgefiltert und erreichen dem Empfänger nie.
Die Bezeichnung einer E-Mail als „besonders wichtig“ ist unangemessen und wirkt teilweise sogar selbstüberschätzend. Es kann aber angemessen sein, einen Termin anzugeben, bis wann eine Antwort erwartet wird.